MISION Y PERFIL

Misión de la secretaria

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.

Perfil de la secretaria

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:

DEFINICION

Es aquella persona que se ocupa de la realización de actividades elementales de oficina, ya sea en una empresa privada o en alguna dependencia del estado, además de ser la estrecha colaboradora del directivo con el cual colabora, es decir, la secretaria del presidente de una empresa es de alguna manera la gestora de su tiempo para que este no tenga más que preocuparse que en lo que respecta a la toma de decisiones de la empresa para así conseguir mejores clientes, del resto se encargará la secretaria.

CUALIDADES PERSONALES

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo.  Dentro de las cualidades personales más importantes que una secretaria debe poseer son las siguientes: 

• 
  Discreción  
• Adaptabilidad
• Iniciativa y capacidad de trabajo
• Puntualidad
• Responsabilidad
• Limpieza y orden
• Paciencia, Etc.

FORMACION DE LA SECRETARIA

 

Una secretaria debe tener una sólida preparación, extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresión fluida y clara y además de una muy buena educación, que le facilitará su desenvolvimiento en cualquier nivel en el ámbito empresarial.

•   Mecanografía
• Ofimática
• Ortografía y gramática
• Caligrafía
• Archivo
• Idiomas extranjeros
• Matemática financiera.- Contabilidad
• Relaciones con sus compañeros
• Relaciones con la empresa
• En relación con su profesión

FUNCIONES DE LA SECRETARIA

A.- SERVICIOS TELEFÓNICOS

1.- Contestar los teléfonos, pasar comunicaciones y anotar recados.
2.- Comunicar telefónicamente.
3.- Dar por teléfono recados rutinarios o especiales.
4.- hacer reservaciones de hoteles o transportes.
5.- Concertar las citas de su jefe inmediato.

B.- ARCHIVO Y CONTROL

1.- Manejar el archivo (general y personal).
2.- Marcar los papeles importantes y conservar un archivo especial.
3.- Manejar y mantener al día agendas, directorios, tarjeteros, etc.

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FINALIDAD DE LA SECRETARIA

Garantizar el funcionamiento fluido y oportuno del Despacho del Gobernador; las comunicaciones internas y externas; la atención adecuada de visitantes locales, departamentales, nacionales y extranjeros; las relaciones con la prensa y la atención social a la población vulnerable del Departamento.

PERSONALIDAD DE LA SECRETARIA

La personalidad es la síntesis de todas las características que perfilan a un individuo de la raza humana. Es la resultante de todos nuestros conocimientos, pensamientos, sentimientos, habilidades, fracasos, éxitos, proyectos, virtudes, vicios y en general de odas nuestras experiencias. Una parte es innata y la otra parte es adquirida.

Rasgos de personalidad más congeniales con el puesto de secretaria:

• FÍSICOS
  • Buena salud, belleza, aspecto distinguido, tono agradable de voz, sonrisa agradable, buena educación, peinado y maquillaje naturales.
• MENTALES
  • Se exige un buen grado de cultura escolar, porque de ordinario el jefe de la secretaria es una persona de cierto nivel, es un profesionista y además porque a la secretaria le toca tratar a personas de todos los niveles culturales.
• DE CARÁCTER

MANEJO DEL TELEFONO

1. 
   El teléfono es el medio de entrar a una empresa quedándose afuera.
2. La personalidad telefónica de la secretaria tiene que ir "amasada" con cortesía y eficiencia"
3. El teléfono bien usado puede ser el mejor amigo; mal usado, puede convertirse en el peor enemigo. Las normas más elementales le son conocidas.
4. Al llamar: identificar claramente a la persona o institución con quien desea comunicarse, y a su propio jefe, empresa o ambos. Si le toca dar un nombre de difícil y rara pronunciación, deletreélo... al responder: mencionar el nombre de la empresa seguido de un saludo: Buenos días o noches.

INTRUMENTOS DE LA OFICINA

Toda secretaria debe velar por su espacio de trabajo, y todas los recursos, mobiliarios, documentación, y espacio que este a su cargo tales como:

- Archivadores

- Escritorio

- Carpetas,
- Libros de Actas,
- Libros Ingresos,
- Carpetas Nóminas,
- Carpetas de Facturación,
- Carpeta con Relación de gastos,
- Documentos registrados en la Computadora,
- Buzón de Archivos.

PLAN DE TRABAJO

 

El puesto de trabajo esta diseñado para una secretaria .primero que todo seleccionó el trabajador con el perfil que la empresa exige. Luego pasaremos a darle la inducción donde le establecemos las políticas de la empresa, dándole conocer la misión, visión valores y reglamentos internos de la empresa. Y dándole conocer la función y el mecanismo de la empresa y un pequeño bosquejo visitando a todas las dependencia de la empresa y presentando su respectivo jefe de sesión.

ACROSTICO DE LA SECRETARIA

ACRÓSTICO

Se sincera pero no ofendas, El deseo de servir es el faro orientador de tu sencillez.

Esfuérzate por cultivar siempre el sentido ético de su profesión.

Crear un ambiente de cordialidad y amistad en el lugar donde trabajas.

Rechaza las adulaciones y sirve siempre con alegría y responsabilidad.

Entusiásmate, la eficiencia permite cosechar grandes satisfacciones.

Ten discreción en tus tareas porque tu misión es noble y delicada.

Ama tu trabajo. Ama tu trabajo y tendrás la satisfacción del deber cumplido.

Recuerda que la responsabilidad es la base del éxito.

Interésate en todo y tendrás la oportunidad de desarrollar tus potencialidades.

Actúa con lealtad, solidaridad con todo lo bueno, lo justo y lo correcto.