Secretaria

Secretaria

jueves, 31 de mayo de 2012

INTRODUCCION


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El perfil de la secretaria es una función esencialen cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de losnegocios como en la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico. En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los últimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad.

miércoles, 16 de mayo de 2012

FORMACION PROFESIONAL MODERNA


Informática
Idiomas
Capacidad de Organización
Cultura

CONDICIONES ACTITUDINALES


Confidencialidad
Firmeza y seguridad en las relaciones  interpersonales
Paciencia

VESTIMENTA PROFESIONAL


Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte profesionalismo, ya que deben tomar las siguientes recomendaciones:
- Código de vestimenta corporativa.
- Combinación de piezas cómodas de vestir, tales como: trajes, chaquetas, pantalón, blusa y falda.
- Telas lavables, suaves y sin arrugas.
- Combinación de zapatos y carteras.
- Colores básicos.
- Coordinación de accesorios.

La combinación y coordinación de los elementos de la vestimenta es un arte y debe reflejar profesionalismo, cultura corporativa y compromiso con el cliente.

miércoles, 9 de mayo de 2012

CALIDAD EN LA OFICINA


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La calidad empieza por la propia persona y por el ambiente que le rodea. Un buen ambiente de trabajo en parte es responsabilidad de la organización, pero también lo es de todas las personas que colaboran en ella.
Se necesita de personas que con sus actitudes pueden hacer la diferencia entre un ambiente favorable y uno realmente óptimo que haga posible obtener simultáneamente, satisfacción personal y una excelente calidad en los servicios que se ofrecen.
Lograr un ambiente de trabajo de calidad significa:
§  Un sitio productivo.
§  Un lugar seguro para todos.
§  Un ambiente de trabajo agradable.
§  Personal con actitud preventiva y pre activa.

DOCUMENTOS QUE REALIZA


CONVOCATORIAS.- Es la comunicación a los posibles interesados de las condiciones exigidas para poder participar en un proceso selectivo de las plazas incluidas previamente en una Oferta de Empleo Público.
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ACTAS.- un testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia: una reunión de consorcio, una asamblea de miembros de una comisión directiva de cualquier entidad, una certificación del nacimiento de una persona, etc.
MEMORANDUM.- es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve.
CERTIFICADOS.- es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho.
OFICIOS.- los oficios son cartas más extensas que dirigen una institución o una corporación particular a otras. Comunicación escrita, que media entre funcionarios del Estado, o entre individuos de corporaciones particulares, y en la cual sólo se tratan asuntos del servicio que se desempeña.
CIRCULAR.- Orden que una autoridad superior dirige a sus subordinados. Carta dirigida a diversas personas, para notificarles algo. Es un documento en el cual se instruye u orienta sobre un problema determinado.

jueves, 3 de mayo de 2012

CÓDIGO DEONTOLÓGICO DE LAS SECRETARIAS

1.         PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL ·        
Dignidad.- La secretaria debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infracción o descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y dignidad      
Integridad.- Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe. ·        
Secreto profesional.- Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesión. 
2.         PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL Del secreto profesional·         Además de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión de secretaria, sin olvidar que existen leyes que lo protegen.

miércoles, 2 de mayo de 2012

CARACTERISTICAS DE LA SECRETARIA


  • Conocimiento técnico
  • Cualidades Humanas y Éticas
  • Imagen Profesional
  • Habilidades Sociales


lunes, 30 de abril de 2012

MISION Y PERFIL

Misión de la secretaria
Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.
Perfil de la secretaria
Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:

jueves, 19 de abril de 2012

DEFINICION



Es aquella persona que se ocupa de la realización de actividades elementales de oficina, ya sea en una empresa privada o en alguna dependencia del estado, además de ser la estrecha colaboradora del directivo con el cual colabora, es decir, la secretaria del presidente de una empresa es de alguna manera la gestora de su tiempo para que este no tenga más que preocuparse que en lo que respecta a la toma de decisiones de la empresa para así conseguir mejores clientes, del resto se encargará la secretaria.

CUALIDADES PERSONALES


Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo.  Dentro de las cualidades personales más importantes que una secretaria debe poseer son las siguientes: 
  • Discreción  
  • Adaptabilidad
  • Iniciativa y capacidad de trabajo
  • Puntualidad
  • Responsabilidad
  • Limpieza y orden
  • Paciencia, Etc.

FORMACION DE LA SECRETARIA

 
Una secretaria debe tener una sólida preparación, extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresión fluida y clara y además de una muy buena educación, que le facilitará su desenvolvimiento en cualquier nivel en el ámbito empresarial.


  •   Mecanografía
  • Ofimática
  • Ortografía y gramática
  • Caligrafía
  • Archivo
  • Idiomas extranjeros
  • Matemática financiera.- Contabilidad
  • Relaciones con sus compañeros
  • Relaciones con la empresa
  • En relación con su profesión

FUNCIONES DE LA SECRETARIA


A.- SERVICIOS TELEFÓNICOS

1.- Contestar los teléfonos, pasar comunicaciones y anotar recados.
2.- Comunicar telefónicamente.
3.- Dar por teléfono recados rutinarios o especiales.
4.- hacer reservaciones de hoteles o transportes.
5.- Concertar las citas de su jefe inmediato.

B.- ARCHIVO Y CONTROL

1.- Manejar el archivo (general y personal).
2.- Marcar los papeles importantes y conservar un archivo especial.
3.- Manejar y mantener al día agendas, directorios, tarjeteros, etc.

VIDEO


miércoles, 18 de abril de 2012

FINALIDAD DE LA SECRETARIA


Garantizar el funcionamiento fluido y oportuno del Despacho del Gobernador; las comunicaciones internas y externas; la atención adecuada de visitantes locales, departamentales, nacionales y extranjeros; las relaciones con la prensa y la atención social a la población vulnerable del Departamento.

PERSONALIDAD DE LA SECRETARIA


La personalidad es la síntesis de todas las características que perfilan a un individuo de la raza humana. Es la resultante de todos nuestros conocimientos, pensamientos, sentimientos, habilidades, fracasos, éxitos, proyectos, virtudes, vicios y en general de odas nuestras experiencias. Una parte es innata y la otra parte es adquirida.
Rasgos de personalidad más congeniales con el puesto de secretaria:
  • FÍSICOS
    • Buena salud, belleza, aspecto distinguido, tono agradable de voz, sonrisa agradable, buena educación, peinado y maquillaje naturales.
  • MENTALES
    • Se exige un buen grado de cultura escolar, porque de ordinario el jefe de la secretaria es una persona de cierto nivel, es un profesionista y además porque a la secretaria le toca tratar a personas de todos los niveles culturales.
  • DE CARÁCTER

MANEJO DEL TELEFONO



  1. El teléfono es el medio de entrar a una empresa quedándose afuera.
  2. La personalidad telefónica de la secretaria tiene que ir "amasada" con cortesía y eficiencia"
  3. El teléfono bien usado puede ser el mejor amigo; mal usado, puede convertirse en el peor enemigo. Las normas más elementales le son conocidas.
  4. Al llamar: identificar claramente a la persona o institución con quien desea comunicarse, y a su propio jefe, empresa o ambos. Si le toca dar un nombre de difícil y rara pronunciación, deletreélo... al responder: mencionar el nombre de la empresa seguido de un saludo: Buenos días o noches.

INTRUMENTOS DE LA OFICINA


Toda secretaria debe velar por su espacio de trabajo, y todas los recursos, mobiliarios, documentación, y espacio que este a su cargo tales como:
- Archivadores
- Escritorio
- Carpetas,
- Libros de Actas,
- Libros Ingresos,
- Carpetas Nóminas,
- Carpetas de Facturación,
- Carpeta con Relación de gastos,
- Documentos registrados en la Computadora,
- Buzón de Archivos.

martes, 17 de abril de 2012

PLAN DE TRABAJO


 
El puesto de trabajo esta diseñado para una secretaria .primero que todo seleccionó el trabajador con el perfil que la empresa exige. Luego pasaremos a darle la inducción donde le establecemos las políticas de la empresa, dándole conocer la misión, visión valores y reglamentos internos de la empresa. Y dándole conocer la función y el mecanismo de la empresa y un pequeño bosquejo visitando a todas las dependencia de la empresa y presentando su respectivo jefe de sesión.

domingo, 1 de abril de 2012

ACROSTICO DE LA SECRETARIA


Se sincera pero no ofendas, El deseo de servir es el faro orientador de tu sencillez.

Esfuérzate por cultivar siempre el sentido ético de su profesión.
Crear un ambiente de cordialidad y amistad en el lugar donde trabajas.
Rechaza las adulaciones y sirve siempre con alegría y responsabilidad.
Entusiásmate, la eficiencia permite cosechar grandes satisfacciones.

Ten discreción en tus tareas porque tu misión es noble y delicada.
Ama tu trabajo. Ama tu trabajo y tendrás la satisfacción del deber cumplido.
Recuerda que la responsabilidad es la base del éxito.
Interésate en todo y tendrás la oportunidad de desarrollar tus potencialidades.
Actúa con lealtad, solidaridad con todo lo bueno, lo justo y lo correcto.