CARACTERISTICAS DE LA SECRETARIA

• Conocimiento técnico
• Cualidades Humanas y Éticas
• Imagen Profesional
• Habilidades Sociales

MISION Y PERFIL

Misión de la secretaria

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.

Perfil de la secretaria

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:

DEFINICION

Es aquella persona que se ocupa de la realización de actividades elementales de oficina, ya sea en una empresa privada o en alguna dependencia del estado, además de ser la estrecha colaboradora del directivo con el cual colabora, es decir, la secretaria del presidente de una empresa es de alguna manera la gestora de su tiempo para que este no tenga más que preocuparse que en lo que respecta a la toma de decisiones de la empresa para así conseguir mejores clientes, del resto se encargará la secretaria.

CUALIDADES PERSONALES

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo.  Dentro de las cualidades personales más importantes que una secretaria debe poseer son las siguientes: 

• 
  Discreción  
• Adaptabilidad
• Iniciativa y capacidad de trabajo
• Puntualidad
• Responsabilidad
• Limpieza y orden
• Paciencia, Etc.

FORMACION DE LA SECRETARIA

 

Una secretaria debe tener una sólida preparación, extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresión fluida y clara y además de una muy buena educación, que le facilitará su desenvolvimiento en cualquier nivel en el ámbito empresarial.

•   Mecanografía
• Ofimática
• Ortografía y gramática
• Caligrafía
• Archivo
• Idiomas extranjeros
• Matemática financiera.- Contabilidad
• Relaciones con sus compañeros
• Relaciones con la empresa
• En relación con su profesión

FUNCIONES DE LA SECRETARIA

A.- SERVICIOS TELEFÓNICOS

1.- Contestar los teléfonos, pasar comunicaciones y anotar recados.
2.- Comunicar telefónicamente.
3.- Dar por teléfono recados rutinarios o especiales.
4.- hacer reservaciones de hoteles o transportes.
5.- Concertar las citas de su jefe inmediato.

B.- ARCHIVO Y CONTROL

1.- Manejar el archivo (general y personal).
2.- Marcar los papeles importantes y conservar un archivo especial.
3.- Manejar y mantener al día agendas, directorios, tarjeteros, etc.

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